Lorsque vous êtes chargée d’un projet, on vous tiendra responsable de tout. À juste titre si vous êtes seule dans la réalisation du projet, mais également si vous êtes à la tête d’une équipe ou avec des intervenants extérieurs.
Votre travail sera bien sûr de tout faire pour livrer les réalisations ou accomplir les missions à temps. Dans l’idéal, il suffirait d’avoir correctement prévu la masse travail, provisionné les temps d’exécution, bien ordonné les tâches. Mais la réalité n’est jamais si parfaite. Dites-vous qu’il n’y a pas d’exploit sans challenge. Le challenge n’est jamais aussi meilleur que quand les embûches sont nombreuses. Oui, il vous faudra avoir un esprit ouvert au défi pour gérer un projet.

La première chose à faire est d’énumérer les tâches, les phases, dégrossir la mission. Tenter d’être le plus exhaustif possible. Pour chaque élément identifié, on donne une quantité de travail (qu’on exprimera en jours/homme), une durée (en jours, qui n’est pas forcément la même que la quantité de travail, si par exemple on a un temps de séchage), conditions de démarrage, conditions de finalisation…

Ensuite, il est impératif de distinguer ce qui est important de ce qui est urgent : ce n’est pas forcément les mêmes tâches. Ainsi il faut « prioriser » les actions dont la suite dépend, et les tâches primordiales pour le rendu final. En définitive, il faudra s’organiser de façon à pouvoir traiter ce qui est urgent chaque jour, tout en passant la majeure partie du temps à travailler sur ce qui est important. Si vous êtes comme moi, le soir je prends mon courrier dans la boîte, je passe en revue les lettres, mais s’il y en a trop, je les laisse pour plus tard, car le plus important c’est de dîner. 😉

L’ordonnancement de ces tâches pourra se représenter sous la forme d’un diagramme de Gantt, où l’impact de la fin ( et du début parfois) de chaque tâche peut être matérialisé.
Si vous n’avez pas la main sur certains points, il vous faudra vous enquérir très régulièrement de l’avancée de ces points, et envisager tous les scénarii possibles pour minimiser les impacts d’un retard sur le travail de votre équipe. Si, dans ces scénarii, vous identifiez une possible cause de retard, il faudra alors placer ces points comme urgents et y porter un attention accrue. Par exemple la livraison d’un outil.

À tout moment, il faut pouvoir réaffecter vos ressources sur une autre action si la tâche en cours est bloquée. Vous aurez ainsi approvisionné une liste de tâches secondaires pour occuper les moments d’attente. Ces même tâches que vous aurez identifiées lors de l’ordonnancement initial des tâches urgentes et tâches importantes.

En travail en équipe, la mode est aux SUM (stand-up meetings), des réunions périodiques que l’on pratique debout pour s’assurer qu’elles soient courtes et rapides, mais fréquentes, où chaque membre du projet parle de son travail passé, son avancement, ses réalisations, ses difficultés, le respect ou non de la date butoir. Vous pourrez pour cela vous aider d’un tableau récapitulatif, fait de plusieurs post-it ou sur un logiciel spécifique (tel que phabricator) où chacun place ses tâches dans son état d’avancement. Notez que plus un souci est identifié tôt, plus il sera possible de minimiser son impact! D’autres applications peuvent vous aider à faire vos projets, telles que xPlan, trello, collaborative, et beaucoup d’autres.

L’autre avantage des SUM, c’est de responsabiliser chaque intervenant à propos de ses tâches, mais également vis à vis de ses interactions avec les autres membres de l’équipe. C’est une sorte de mêlée de rugby qui s’écroule dès qu’un joueur ne se place pas. Poussée à l’extrême, cette méthode demande à chaque membre de provisionner ses propres tâches et de participer ainsi à la gestion du projet. Cela diminue la pression hiérarchique, permet dans la majeure partie des cas d’avoir une meilleure qualité de travail et d’éviter d’avoir des vices cachés « sous le tapis ». Dans la majeure partie des cas car être responsabilisé ne convient pas à tout le monde. En tant que chargée d’une équipe, vous devez ne pas perdre cette réalité de vue.

Il est actuellement reconnu que pour garder toute l’attention et la motivation de votre équipe, il est intéressant de fractionner les développements d’un projet en plusieurs itérations courtes, plusieurs étapes intermédiaires. C’est ce que préconise les méthodes Agile. Mais ces méthodes sont à adapter en fonction de votre secteur. Sa dérivée Scrum est par exemple plus adaptée aux développements industriels, car elle permet aux différentes itérations de se chevaucher, car différentes équipes ne travaillent pas sur les même itérations en même temps, certaines devant les préparer en amont.

Dans tous les cas, pour la meilleure réalisation de votre projet, la transparence reste une qualité importante, tant envers votre équipe que envers votre hiérarchie, ou encore vos commanditaires. Il vous faudra soigner la confiance, le respect, l’entraide, la complicité avec les membres de votre équipe pour palier à chaque difficulté. Vous aurez ainsi la possibilité de rapporter la tenue de la deadline ou l’éventuelle non-tenue des délais de manière professionnelle, en évitant le-tout-au-dernier-moment, au risque de bâcler le travail.

Anya